Belanghebbenden hebben vandaag de dag toegang tot een breed scala aan informatiebronnen. Zij zijn snel op de hoogte van wat waar ook ter wereld gebeurt. In die zin zijn zij niet alleen een noodzakelijk kwaad, maar ook een bron van expertise en innovatieve ideeën voor het project. Stakeholdermanagement is dan ook een van de meest genoemde projectsuccesfactoren. Onder de onderzoekers naar stakeholdermanagement heerst een grote diversiteit in de beschrijving van het begrip. De overlappende gedachte is dat stakeholders of belanghebbenden een belang in de uitkomst van het project hebben en wiens relatie tot het project niet volledig contractueel kunnen worden vastgelegd, maar van wiens creativiteit en medewerking het project afhankelijk is om te overleven. Een definitie van belanghebbenden kan verder worden verfijnd door hem (hen of het) te positioneren in het gebied waar hij een rol speelt. Dat gebied wordt gevormd door de verwachtingen, de wijze van omgaan met risico’s en kansen, en de invloed van de belanghebbenden. De juiste mix en balans tussen deze elementen bepalen het succes van stakeholdermanagement, alhoewel ik dat begrip liever niet gebruik. De klassieke definitie van management (‘the ability to get things done through other people’), veronderstelt namelijk dat de manager superieur is aan de medewerkers. Een meer hedendaagse definitie luidt ‘het helpen van anderen om de dingen te kunnen doen die gedaan moeten worden om een gemeenschappelijke visie te realiseren’. In beide definities gaat het over mensen motiveren om dingen te gaan doen. En juist dat ‘doen’ is niet altijd wat je wilt of beoogt met een belanghebbende. ‘Dialoog’ past dus beter. Een dialoog is een conversatie waarbij de betekenis van de boodschap voor iedereen duidelijk wordt en het projectresultaat een gemeenschappelijke betekenisverlening is.
Een dialoog bevordert de relatie met partners zodat zij gezamenlijke activiteiten kunnen ondernemen. In een dialoog zoek je naar verbindingen tussen de belanghebbenden, om zo tot een gemeenschappelijke basis te komen. Een strategische belanghebbendendialoog is dus een vorm van communicatie, gebaseerd op wederzijds vertrouwen, met het doel om een langetermijnrelatie te creëren. Het is een hulpmiddel in de samenwerking om problemen te analyseren en inventariseren. Een belanghebbendendialoog is opgebouwd in vier in elkaar overlopende fasen die voortdurend door blijven gaan. Het is een on-going process. Na het creëren van een projectvisie en een plan volgt het identificeren, analyseren en visualiseren van belanghebbenden. Vervolgens voer je de dialogen gevoerd verrijk je de projectvisie of het plan met de ervaringen uit de dialoog. Het strategisch voeren van een belanghebbendendialoog zorgt ervoor dat belanghebbenden zich medeverantwoordelijk gaan voelen voor de projectvisie en de uitvoering ervan.
