Tijdens een chaordisch project kun je grotere of kleinere delen van het project als een zuiver autonoom project benaderen: een deelproject. Dat is alleen het geval:
- wanneer het beoogde resultaat van zo’n deelproject helder en eenduidig te omschrijven is;
- het resultaat goed is af te bakenen;
- en concrete uitspraken kunnen worden gedaan over beperkingen in geld en tijd.
Het deelproject is dan op te breken in samenhangende delen (product breakdown). Het resultaat van het deelproject is een noodzakelijk middel om verder te kunnen met het chaordische project. In een deelproject ligt de focus van het werk op het resultaat. Zo’n proces is een proces dat technisch inhoudelijk goed op te zetten en te managen is. Het is een going-on-process, bestaande uit drie, vloeiend in elkaar overlopende delen: planvorming, delegeren en terugkoppelen.Planvorming is het proces waarbij je antwoord geeft op de vragen: wat moet er opgeleverd worden? Wie gaat dat doen? Wanneer moet dat opgeleverd worden? En hoeveel (geld, uren, etcetera) mag eraan besteed worden? Een gezamenlijk planvormingsproces verhoogt de betrokkenheid en daarmee de kans dat het opgestelde resultaat behaald wordt. Delegeren is het proces waarbij de verantwoordelijkheid voor het opleveren van deelresultaten wordt toegewezen aan een individu of groep. Deze toewijzing bestaat uit twee elementen: het besluit (een taak selecteren voor toewijzing) en het communiceren ervan. In het geval van projectmanagement is dat besluit grotendeels opgenomen in de planning en wordt de toewijzing gereduceerd tot communicatie tussen zender en ontvanger. Terugkoppelen is het proces waarbij de (tussentijdse) prestatie gemeten wordt en wordt vergeleken met norm die je van te voren opgesteld hebt. Een eventueel verschil tussen de norm en de gemeten prestatie kun je gebruiken om het proces of plan te corrigeren, zodat uiteindelijk de norm kan worden bereikt. Een effectief proces van planvorming – delegeren – terugkoppelen leidt tot het opleveren van het van te voren overeengekomen resultaat.
